KSeF w PZD – przyjęto wytyczne dla wszystkich jednostek – 30.12.2025

W dniu 30 grudnia 2025 roku Krajowy Zarząd Polskiego Związku Działkowców, mając na uwadze konieczność przygotowania struktur Związku do nadchodzących zmian w prawie podatkowym, podjął uchwałę nr 592/2025 w sprawie wytycznych dla jednostek organizacyjnych PZD w zakresie zasad uzyskania dostępu i korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Decyzja ta stanowi odpowiedź Związku na nowelizację ustawy o podatku od towarów i usług, która od dnia 1 lutego 2026 roku nakłada na wszystkich podatników – w tym także na Rodzinne Ogrody Działkowe – obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Geneza regulacji – cyfrowa rewolucja w obrocie gospodarczym

Wprowadzenie KSeF to jedna z największych zmian w polskim systemie gospodarczym w ostatnich latach. Od lutego 2026 roku tradycyjne faktury papierowe oraz przesyłane mailem pliki PDF przestaną być standardem w obrocie profesjonalnym. Zastąpią je tzw. faktury ustrukturyzowane, które będą wystawiane i odbierane wyłącznie za pośrednictwem centralnego systemu teleinformatycznego Ministerstwa Finansów.

Dla Rodzinnych Ogrodów Działkowych oznacza to fundamentalną zmianę. Aby ROD mógł skutecznie funkcjonować – opłacać rachunki za prąd, wodę, wywóz śmieci czy usługi remontowe – musi posiadać techniczny i prawny dostęp do tego systemu. Brak dostępu oznaczałby w praktyce brak możliwości otrzymania faktury, a w konsekwencji – zatory płatnicze i paraliż funkcjonowania ogrodu.

PZD jako gwarant bezpieczeństwa i stabilności ROD

W obliczu tak skomplikowanych wyzwań prawno-technicznych, rola Polskiego Związku Działkowców jako silnej, ogólnopolskiej organizacji okazuje się kluczowa. Pojedyncze Zarządy ROD, składające się z działaczy społecznych, mogłyby mieć trudności z samodzielnym przebrnięciem przez gąszcz przepisów podatkowych i procedur autoryzacyjnych.

Dlatego też Krajowy Zarząd PZD, wychodząc naprzeciw tym wyzwaniom, wziął na siebie ciężar analizy prawnej i opracowania jednolitej strategii działania. Uchwała nr 592/2025 to gotowa „mapa drogowa” dla każdego Zarządu ROD. Dzięki pracy wykonanej przez Jednostkę Krajową, ogrody otrzymują nie tylko suche przepisy, ale konkretne instrukcje, wzory postępowań i gwarancję wsparcia merytorycznego.

To właśnie w takich momentach najlepiej widać, jak niezbędne dla bieżącego funkcjonowania ogrodów jest istnienie PZD. Związek działa tu jak tarcza ochronna – monitoruje zmiany w prawie, identyfikuje zagrożenia i z wyprzedzeniem dostarcza rozwiązania, które zapewniają bezpieczeństwo prawne i finansowe działkowców.

Najważniejsze założenia Uchwały

Przyjęte wytyczne porządkują proces wdrożenia KSeF w kilku kluczowych obszarach:

1. Porządek w identyfikacji (NIP): Uchwała kładzie nacisk na bezwzględny obowiązek posługiwania się przez każdą jednostkę jej własnym numerem NIP. Wyeliminowano ryzykowne praktyki posługiwania się danymi jednostek nadrzędnych, co w systemie KSeF skutkowałoby niedoręczeniem faktur.
2. Jasna procedura autoryzacji (ZAW-FA): Krajowy Zarząd wskazał jedyną skuteczną ścieżkę uzyskania uprawnień dla podmiotów niebędących osobami fizycznymi. Określono, że dostęp do systemu inicjowany jest poprzez złożenie zawiadomienia ZAW-FA w Urzędzie Skarbowym, co jest niezbędne dla pierwszego logowania.
3. Bezpieczeństwo danych: Wprowadzono rygorystyczne zasady nadawania uprawnień. Dostęp do wrażliwych danych finansowych ogrodu mogą mieć wyłącznie członkowie Zarządu lub osoby odpowiedzialne za księgowość (np. pracownicy OFK). Każde nadanie uprawnień wymaga uchwały Zarządu, co zapobiega jednoosobowym, niekontrolowanym decyzjom.
4. Wsparcie struktur: Uchwała nakłada na Okręgowe Zarządy PZD oraz Jednostkę Krajową obowiązek nadzoru i pomocy szkoleniowej. Żaden ogród nie zostanie pozostawiony sam sobie w procesie cyfryzacji.

Co dalej?

Mimo że obowiązek ustawowy wchodzi w życie 1 lutego 2026 roku, Krajowy Zarząd PZD apeluje o niezwłoczne rozpoczęcie procedur opisanych w uchwale. Czas potrzebny na weryfikację NIP, podjęcie uchwał przez Zarządy ROD oraz przetworzenie zgłoszeń przez Urzędy Skarbowe może być znaczny, zwłaszcza biorąc pod uwagę skalę działania Związku.

Przyjęta uchwała to dowód na to, że Polski Związek Działkowców jest organizacją nowoczesną, która nie tylko reaguje na zmiany, ale aktywnie zarządza procesami adaptacyjnymi. Dzięki wspólnemu działaniu i jednolitym standardom wypracowanym przez Krajowy Zarząd, ogrody skupione w Związku bezpiecznie wejdą w nową erę cyfrowej księgowości.

Pełna treść Uchwały nr 592/2025 wraz z uzasadnieniem została przekazana do Zarządów ROD oraz Okręgowych Zarządów, które będą koordynować proces wdrożenia na swoim obszarze działania.

               Krajowy Zarząd

Polskiego Związku Działkowców