NARADA SZKOLENIOWA W OKRĘGU LEGNICKIM – 09.02.2024 r.

Narada szkoleniowa w Okręgu Legnickim przed walnymi zebraniami sprawozdawczo-wyborczymi w 2024 r.

 dla członków zespołu do obsługi walnych zebrań odbyta 09.02.2024 r.

 Dnia 09.02.2024 r. w Domu Działkowca ROD „Wyzwolenie” w Legnicy odbyła się narada szkoleniowa dla członków powołanego zespołu w sprawie przeprowadzania walnych zebrań sprawozdawczo-wyborczych i konferencji delegatów w ROD w 2024 roku, podczas której omówione zostały następujące zagadnienia.

1. Zadania zarządów ROD przed walnymi zebraniami.
2. Ocena działalności zarządów za okres kadencji przez komisję rewizyjną ROD (udzielenie absolutorium).
3. Rola i zakres uprawnień członków zespołu przed zebraniami i po ich zakończeniu
4. Sprawy, wnioski i kwestie nieobjęte porządkiem obrad.
5. Pytania i odpowiedzi.

Spotkanie szkoleniowe otworzył Prezes Okręgu PZD w Legnicy Pan Józef Jankowicz, witając przybyłych 40 na 44 członków zespołu powołanych do obsługi walnych zebrań uchwałą nr 9/2024 OZ PZD w Legnicy z dnia 10 stycznia 2024 r. w sprawie powołania zespołu do obsługi walnych zebrań sprawozdawczo-wyborczych i konferencji delegatów w ROD w 2024 r.

W zebraniu uczestniczyli: Dyrektor Biura Okręgowego Zarządu PZD w Legnicy Pani Elżbieta Dziedzic, Przewodniczący Okręgowej Komisji Rewizyjnej PZD Edward Biegun, radca prawny Danuta Styrc, st. inspektor ds. inwestycji w Okręgu Krzysztof Rewera.

Jako głównym prowadzącym była Dyrektor Biura, która na wstępie nadmieniła, że wszystkie zarządy ROD muszą się w tym roku zmierzyć z zadaniem przygotowania i opracowania materiałów sprawozdawczych za okres 5 letniej kadencji korzystając z pomocy członków powołanego zespołu obsługującego zebranie.

Przekazana wiedza na szkoleniu z pewnością umożliwi wszystkim prezesom ROD przeprowadzenie zebrań prawidłowo i zgodnie z procedurami wynikającymi ze statutu, porządku obrad i regulaminu obrad.

Podczas szkolenia Dyrektor Okręgu omówiła najważniejsze zagadnienia związane z organizacją tegorocznych walnych zebrań sprawozdawczo – wyborczych i konferencji delegatów.

Szkoląca Pani Danuta Styrc – radca prawny, przekazała zebranym, że ważnym zadaniem zarządów przed walnym zebraniem jest podjęcie uchwały o zwołaniu walnego zebrania sprawozdawczo-wyborczego z powiadomieniem Okręgowego Zarządu PZD, wskazała na obowiązkowe sporządzenie imiennej listy obecności członków PZD na I i II termin zebrania.

W przypadku poddawania przez zarządy pod głosowanie uchwały zwiększającej kwotę na świadczenia, uchwałę taką należy przegłosować przed zatwierdzeniem preliminarza na 2024 r.

Uczestnicy szkolenia otrzymali ważne informacje dotyczące min. prawidłowego przygotowania dokumentów sprawozdawczych na walne zebrania, wyborów kompetentnych i życzliwych osób do organów ROD, ustalenia tegorocznych zadań inwestycyjnych czy wreszcie zapoznania się z przepisami związkowymi i kwestiami związanymi z prawidłowym przeprowadzeniem zebrań. Zapoznali się z Wytycznymi dla zarządów i komisji rewizyjnych ROD w sprawie przeprowadzenia walnych zebrań i konferencji delegatów sprawozdawczo – wyborczych w rodzinnych ogrodach działkowych Polskiego Związku Działkowców w roku 2024 przyjęte Uchwałą nr 426/2023 Krajowego Zarządu Polskiego Związku Działkowców z dnia 15 grudnia 2023 r.

Pani Dyrektor bazując na doświadczeniach oraz dokonując osobiście analizy dokumentów z walnych zebrań za minione lata zapoznała zespoły z najczęściej powtarzającymi się nieprawidłowościami w przygotowywanych materiałach sprawozdawczych oraz podała przyczyny unieważnienia uchwał walnych zebrań oraz ich odbycie wskazując na popełnione błędy nie tylko w zakresie merytorycznym, ale przede wszystkim pod kątem ich zwołania.

W trakcie szkolenia powołani członkowie zespołu posiadający doświadczenie i wiedzę oraz umiejętności organizacyjne i komunikatywne zapoznali się z zadaniami określonymi w wyż. wym. uchwale oraz jakie posiadają uprawnienia obsługując walne zebrania i konferencje delegatów w ROD i stwierdzili, że w uchwale Okręgowego Zarządu szczegółowo są zawarte zadania i czynności aby uniknąć nieprawidłowości.

W sprawach inwestycji głos zabrał Pan Krzysztof Rewera, który zwrócił uwagę na nowe zasady i kryteria prowadzenia inwestycji i remontów w ROD, na prawidłowość przygotowywanych dokumentów inwestycyjnych w związku w nową uchwałą nr 2/XXII/2023 z dnia 15 grudnia 2023 r. w sprawie zasad prowadzenia inwestycji i remontów w rodzinnych ogrodach działkowych w Polskim Związku Działkowców zawierającą nowe druki. Przypomniał zebranym, że wymaganym dokumentem jest wniosek zarządu ROD w sprawie zadania inwestycyjnego, sporządzony oddzielnie dla każdego zadania inwestycyjnego lub remontowego w ROD.

W dyskusji głos zabierali członkowie zespołu, którzy zgłaszali uwagi z prośbą między innymi o uwzględnienie na przyszłość spraw:

1. Ujawnienie numerów NIP ogrodów działkowych w KRS, gdyż ich brak skutkuje problemami w zawieraniu umów z bankami i innymi instytucjami w takich sprawach jak otwarcie rachunku bankowego, pozyskanie internetu do obsługi kamer w ogrodach, dokonanie zamówienia towaru przez internet do wykonania zadań remontowych lub inwestycyjnych.
2. Rosnąca z biegiem lat biurokracja w ogrodach, która sprawia, że zarządy poświęcają coraz więcej czasu na tworzenia dokumentacji, wypełnianie deklaracji, sporządzanie dokumentów dla nowych działkowców i coraz trudniej pozyskać chętnych do pracy społecznej w zarządzie, szczególnie w małych ogrodach, kiedy świadczenia za utracone korzyści są znikome, nieadekwatne do poniesionego nakładu pracy. Padły propozycje by członkowie zarządu mogli pełnić swoje funkcje będąc pracownikami biur, co powinno być zapisane w Statucie PZD, a zatwierdzone przez walne zebranie na wniosek zarządu ROD.
3. Działkowcy natomiast proponują krótkie, konkretne walne zebrania, bez odczytywania wielu dokumentów sprawozdawczych i znudzeni przedłużającym się zebraniem w rezultacie opuszczają salę wcześniej, jeszcze przed głosowaniem podejmowanych uchwał.

W dalszej części narady Pani Dyrektor zwróciła się do Przewodniczącego Okręgowej Komisji Rewizyjnej Pana Edwarda Bieguna, by bazując na podstawie swojego doświadczenia w pełnieniu tej funkcji przekazał zebranym wiedzę dotyczącą sporządzania dokumentów przygotowywanych przez komisje rewizyjne, gdyż w wielu przypadkach ogrodowe komisje rewizyjne uznają, że protokół komisji z badania sprawozdania finansowego jest równocześnie sprawozdaniem komisji za miniony rok. W tym miejscu stwierdziła, że ta sprawa wymaga podkreślenia.

Pan Biegun swoje wystąpienie zakończył życzeniami owocnej współpracy pomiędzy zarządem a komisjami oraz sprawnego przebiegu walnych zebrań i dokonania trafnych wyborów do komisji osób z przygotowaniem ekonomicznym a nie z przypadku i podanych przez uczestników zebrania.

Po wyczerpaniu tematów narady udzielając odpowiedzi na zadawane pytania, Prezes Okręgu w Legnicy podziękował za uczestnictwo na szkoleniach i życzył udanej kampanii sprawozdawczo–wyborczej a Dyrektor Biura dodała, że wytyczne dotyczące walnych zebrań, wzory dokumentów plus znajomość przepisów związkowych to sukces przeprowadzenia kampanii sprawozdawczo-wyborczej.

Podsumowując narada była niezbędna, przebiegała w koleżeńskiej i miłej atmosferze i trwała dłużej niż zaplanowano, i dziękujemy uczestnikom za dyscyplinę i owocną dyskusję.

Opracowała:

Elżbieta Dziedzic